Organigramma aziendale, perché è utile in un’impresa

Determinare in modo chiaro la struttura interna, i dipartimenti, i team e i ruoli di ciascun lavoratore costituisce un fattore rilevante per ogni impresa. L’organigramma aziendale è lo strumento attraverso cui vengono raffigurati tutti questi elementi. Si tratta di uno schema intuitivo utile a dirigenti, dipendenti, collaboratori, fornitori e clienti per individuare chi si occupa di specifiche mansioni.

Nel complesso, questo diagramma semplifica la comunicazione interna e la gestione delle attività da svolgere. Deve essere mantenuto aggiornato, rispecchiando l’evoluzione dell’impresa, affinché sia proficuo. Quindi, quando si inseriscono nuove figure o si modificano i suoi servizi e/o prodotti, inclusi i relativi cambiamenti nel business plan, occorre riadattare l’organigramma aziendale.

Come vedremo nelle sezioni successive, ne esistono varie tipologie proprio perché ogni realtà ha bisogno di modelli in linea con le sue caratteristiche. Alcune sono ideali per quelle di piccola o media dimensione, mentre altre sono pensate per quelle grandi e le multinazionali.

I nostri esperti sviluppano corsi di formazione dedicati alla creazione dell’organigramma aziendale adatto alla tua impresa. I membri del tuo team acquisiranno così le competenze necessarie a redigere un documento pratico ed esaustivo. Le lezioni possono essere tenute presso la nostra sede di Reggio Emilia o un altro luogo che concorderemo insieme.

Ora approfondiamo il tema per aiutarti a comprendere i punti di forza di questo strumento.

I principali tipi di organigramma aziendale

La realizzazione di un grafico facile da interpretare e comprensivo delle informazioni significative rappresenta un fattore essenziale per il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Infatti, inserire i ruoli del personale, stabilire come sono collegati tra loro e chiarire le gerarchie istituite è cruciale per definire i rapporti tra i membri dei singoli reparti e pianificare le attività.

La strategia migliore per mettere in pratica queste azioni è stilare un organigramma aziendale ad hoc. Occorre analizzare gli aspetti sopraindicati per crearne uno personalizzato che rispecchi appieno la struttura dell’impresa. Di seguito illustriamo i più diffusi, che esamineremo in modo approfondito durante i nostri corsi.

1. Organigramma aziendale funzionale

È pensato, perlopiù, per realtà di piccole o medie dimensioni che commercializzano articoli o servizi standardizzati nel mercato nazionale. Lo schema è formato dalle aree che costituiscono l’impresa, quali produzione, marketing, vendite, acquisti e amministrazione, in cui i lavoratori vengono raggruppati in base alla loro mansione.

Secondo l’organigramma aziendale funzionale, la visione gerarchica prevede la direzione generale al vertice e i vari dipartimenti al di sotto. Perciò, risulta più facile monitorare le performance di ogni ufficio e garantirne l’efficienza. Tuttavia, il coordinamento generale si rivela complesso a causa del livello di specializzazione di ciascun reparto. Di conseguenza, si accumulano le decisioni al vertice e si allungano i tempi di risposta.

2. Organigramma aziendale divisionale

Le multinazionali adottano, nella maggior parte dei casi, questo modello. Si contraddistingue per la suddivisione dell’impresa in aree indipendenti, ognuna rappresentata attraverso un organigramma funzionale.

In sostanza, i singoli dipartimenti sono dotati di una direzione propria e si occupano dello sviluppo, della produzione e commercializzazione dei prodotti o servizi in autonomia. Alcune funzioni vengono effettuate dai vertici della società, mentre altre vengono delegate ai vari reparti.

L’organigramma aziendale divisionale stimola la competizione, motivando il personale a impegnarsi con costanza. Inoltre, permette di studiare meglio il target di riferimento e proporgli articoli più appropriati. Di contro, però, la sinergia tra gli uffici rischia di diminuire e la loro autonomia, invece, tende ad accrescere.

Questo organigramma aziendale si differenzia a livello geografico o di prodotto. Nel primo caso, è l’ideale per realtà che erogano servizi o sono attive in mercati vasti e possiedono stabilimenti produttivi dislocati. Il secondo diagramma è indicato per le imprese che creano un’ampia gamma di beni. Tutte le attività (di marketing, vendite e comunicazione) relative a un prodotto specifico (o linea di prodotti) vengono accorpate così in un’unica divisione.

3. Organigramma aziendale a matrice

Questo schema combina i due precedenti ed è ancora più versatile, poiché si presta ad essere impiegato in realtà di dimensioni differenti. Dunque, si sviluppa sia sulla dimensione funzionale, sia sulla dimensione legata ai prodotti/servizi e la distribuzione geografica dell’azienda.

Nell’organigramma aziendale a matrice si rappresentano i vari manager, che vengono incaricati di mansioni e progetti specifici. In questo modo, si ottimizzano i flussi lavorativi, la comunicazione e il coordinamento delle risorse umane.

La raffigurazione dettagliata del modello assicura una maggiore trasparenza dei ruoli. Così, incrementa la rapidità decisionale e l’efficienza. Bisogna, comunque, impostarlo a regola d’arte per evitare problemi organizzativi e conflitti tra i lavoratori.

I vantaggi della creazione di un organigramma aziendale

Come si evince dalla descrizione fatta finora, l’organigramma aziendale costituisce il fondamento per conoscere il funzionamento di un’impresa. In aggiunta, è un indicatore efficace della sua crescita e dei suoi cambiamenti. È utile sotto numerosi punti di vista e per ogni persona che lavora o ha a che fare con l’azienda. Sottolineiamo i principali vantaggi nello specifico:

  • definisce gli obiettivi generali di ogni reparto e permette di seguire il filo delle varie attività;
  • semplifica la distribuzione dei compiti tra i lavoratori, determinando così precise mansioni da svolgere. Perciò, il flusso di lavoro viene ottimizzato e le relazioni nel team appaiono chiare;
  • attraverso l’organigramma aziendale, è più semplice individuare eventuali falle nel sistema, ad esempio, cali di efficienza, duplicazione inutile dei medesimi ruoli o mancato aggiornamento dello schema;
  • facilita la suddivisione delle responsabilità e cancella i superflui filtri di approvazione;
  • rende il percorso di sviluppo individuale più chiaro per i membri dei singoli uffici, che sono anche maggiormente motivati.

Durante i corsi preparati dai nostri formatori qualificati, il personale della tua impresa imparerà a padroneggiare gli strumenti necessari a creare e modificare in modo adeguato l’organigramma aziendale. Così, verranno raggiunti i risultati previsti grazie ai molteplici punti di forza di questo modello.

Linee guida per un organigramma aziendale efficace

L’obiettivo finale del nostro staff è fornire a te e i tuoi colleghi anche consigli concreti e mirati affinché il diagramma creato sia semplice da interpretare e utile per tutti. Per questo riassumiamo i criteri principali da rispettare per un organigramma aziendale funzionale.

  1. Utilizza un software sviluppato appositamente per la realizzazione di questo genere di schemi. Risparmierai tempo e otterrai un ottimo risultato con uno sforzo minore. Ti affiancheremo nella comprensione del funzionamento dei migliori tool sul mercato. Così, sarai in grado di ottimizzare anche questo processo.
  2. La sintesi deve essere il punto cardine del tuo organigramma aziendale. Occorre inserire solo i componenti rilevanti ed evitare il superfluo. In caso contrario, si rischia di confondere gli utenti e sprecare tempo inutilmente. Inoltre, ti suggeriamo di includere tutti i riquadri all’interno di un unico foglio. In questo modo, risulta più semplice consultarlo e si evita la dispersione dei vari elementi. Di conseguenza, dovrai valutare se sia più opportuna una disposizione orizzontale o verticale. L’ideale è preparare alcune bozze cartacee prima di passare al formato digitale.
  3. La riduzione delle parole impiegate rappresenta un altro fattore chiave, legato al concetto di concisione espresso sopra. Infatti, è controproducente riempire l’organigramma aziendale di dettagli insignificanti. Il filo conduttore rimane la sua fruibilità da parte di tutti. Quindi, è opportuno limitare le informazioni scritte contrastando qualsiasi ripetizione.
  4. L’ordine e la precisione sono due caratteristiche essenziali per un organigramma aziendale chiaro e intuitivo. Significa che dovrai impostare la stessa distanza tra le varie caselle e creare linee di collegamento della stessa lunghezza.
  5. Sfrutta le potenzialità dei link ipertestuali per rendere disponibili eventuali informazioni utili che non dovrebbero rientrare, però, nell’organigramma aziendale. Così, riuscirai a condividere un documento esaustivo e, allo stesso tempo, comprensibile senza sforzi.

Contattaci per i nostri corsi su misura incentrati sull’organigramma aziendale.

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