Time management: perché è importante seguirlo nelle aziende

In un’epoca veloce come quella in cui viviamo oggi, riuscire a pianificare i compiti da fare senza distrazioni, non è semplice. Per questo motivo, già da diversi anni, sono stati studiati metodi e tecniche con cui (re)imparare a gestire il tempo nel modo più funzionale possibile.

Trattandosi della risorsa più importante che abbiamo, è importante comprendere come ottimizzarla per riuscire a migliorare la nostra vita. Questo è il compito del time management, quella soft skill che si pone l’obiettivo di fornire le conoscenze necessarie per pianificare ogni attività quotidiana e lavorativa.

Sempre più richiesta dalle aziende, la gestione del tempo consente alle persone di essere più performanti e di riuscire a eseguire i compiti assegnati nelle tempistiche prefissate. Trovare il proprio metodo richiede però uno studio approfondito e il supporto di docenti professionisti.

Noi di Quad proponiamo corsi personalizzati di time management, da seguire nella nostra sede di Reggio Emilia o direttamente presso la tua azienda. Scopri con noi tutte le tecniche per rendere più funzionale il tuo modo di lavorare.

Cos’è il time management

Per dare una corretta e completa definizione di time management occorre partire dalla sua traduzione: gestione del tempo. Ci si riferisce perciò alla pratica di pianificare e organizzare i vari momenti della giornata per massimizzarne l’efficienza. Ciò implica: l’identificazione delle attività prioritarie, la suddivisione in modo strategico del tempo disponibile e l’eliminazione delle distrazioni.

Avere un team in grado di gestire efficacemente il tempo, consente di risparmiare sui costi, mantenere alti i livelli di produttività e raggiungere gli obiettivi prefissati. Un corretto approccio al time management comporta anche la capacità di lavorare in base alle urgenze e alle priorità, affrontando in modo propositivo eventuali imprevisti o cambiamenti.

È importante sottolineare che quando si parla di gestione del tempo ci si riferisce all’ottimizzazione della giornata. Siamo lontani, perciò, dal pensiero comune che per lavorare bene occorre avere ogni istante occupato. Vedremo più avanti, infatti, che concedersi delle pause migliora la produttività e la concentrazione, massimizzando così la qualità del lavoro.

7 punti di forza del time management

Il time management è una pratica che porta numerosi benefici a livello personale e professionale. Di seguito elenchiamo i 7 principali vantaggi di una corretta gestione del tempo:

  1. Riduzione dello stress: scegliere quali sono gli incarichi più importanti e rispettarne le scadenze diminuisce il livello di ansia. Organizzando quotidianamente il lavoro da svolgere e concentrandosi su un task alla volta, è possibile aumentare anche le pause di riposo.
  2. Aumento della produttività e dell’efficienza: pianificare il tempo a disposizione permette di concentrarsi meglio, migliorare la qualità dei lavori e ridurre i tempi dei singoli compiti.
  3. Rispetto delle scadenze: distribuire in modo corretto il tempo a disposizione ed eliminare le distrazioni favorisce il rispetto delle scadenze assegnate e riduce il rischio di errore.
  4. Sviluppo dell’autodisciplina: gestire la giornata in modo funzionale richiede un forte autocontrollo. Questo si riflette positivamente su tutte le sfere della vita, aumentando l’impegno e la diligenza nel lavoro e nelle attività quotidiane.
  5. Rafforzamento dell’autostima: raggiungere gli obiettivi prefissati e rispettare le scadenze contribuisce a migliorare la sicurezza di sé. Grazie a questa capacità, è possibile affrontare con determinazione anche incarichi più sfidanti.
  6. Riduzione delle revisioni: concentrarsi sulle azioni svolte riduce la probabilità di commettere errori e, di conseguenza, di dover ricontrollare il lavoro. Ciò incentiva una maggiore precisione nell’esecuzione delle attività.
  7. Miglioramento del problem solving: un corretto time management permette di avere lucidità mentale e un’attenzione costante sulle attività in corso. In questo modo, è più facile prendere decisioni ponderate anche sotto pressione.

Le principali tecniche di time management

Nel corso degli anni sono emersi vari metodi per migliorare la produttività sul luogo di lavoro. Tra le principali tecniche di time management spiccano la matrice di Eisenhower, la tecnica del pomodoro e il metodo SMART. Di seguito elenchiamo le loro caratteristiche e quali sono le modalità di applicazione.

Matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower, o matrice di Covey in onore del businessman che la approfondì, è una tecnica che si basa sulla celebre frase “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”. Questo strumento si basa perciò sulla distinzione tra attività urgenti e importanti, aiutando i lavoratori a determinare le priorità e il loro ordine di esecuzione.

Le attività vengono organizzate in quattro quadranti:

  • Importanti e urgenti: compiti che richiedono immediata attenzione, non possono essere delegati e sono di massima priorità.
  • Importanti ma non urgenti: mansioni di grande valore, ma che possono essere posticipate ed eseguite in altri momenti.
  • Non importanti ma urgenti: incombenze che dovrebbero essere completate il prima possibile, ma che possono essere affidate ad altre persone.
  • Non importanti e non urgenti: incarichi che possono essere eliminati dalla propria to-do list in quanto di poca rilevanza e valore.

Tecnica del pomodoro

Un altro approccio di time management è la tecnica del pomodoro. Sviluppato negli anni ’80 da Francesco Cirillo, prevede la suddivisione del tempo di lavoro in blocchi da 25 minuti intervallati da brevi pause di circa 5 minuti ciascuna. Una volta completati quattro blocchi, ci si può concedere una pausa maggiore, tra i 15 e i 30 minuti.

Questo ciclo di lavoro aiuta a mantenere alta la concentrazione e favorisce una gestione più efficace delle attività. Ognuno può personalizzare questa tecnica in base alle proprie esigenze e variare le tempistiche fino a trovare il proprio ritmo ideale. È importante sottolineare che i momenti di pausa devono essere davvero tali, svolgendo piccoli stacchi come sgranchirsi le gambe, alzarsi dalla sedia o bere un po’ d’acqua.

Metodo SMART

Per stabilire e raggiungere specifici obiettivi è importante gestire nel modo più corretto ed efficace il proprio lavoro. Da qui nasce il metodo SMART che prevede l’identificazione dei task più significativi focalizzandosi su cinque aspetti. Gli obiettivi devono perciò essere:

  • Specifici: occorre sapere con chiarezza cosa si desidera raggiungere.
  • Misurabili: è importante definire quanto si è prefissato di ottenere.
  • Attuabili: il loro raggiungimento deve essere stimolante e in linea con i tempi e le risorse a disposizione.
  • Rilevanti: ovvero coerenti con ciò che è importante e con obiettivi raggiunti in passato.
  • Temporalmente definiti: è fondamentale decretare una data di scadenza entro cui avere il lavoro completato.

Come migliorare la gestione del tempo a lavoro

Oltre alle tecniche di time management precedentemente specificate, è cruciale adottare quotidianamente alcune buone abitudini. Di seguito elenchiamo le principali:

  • Scrivere una lista di attività: tenere traccia dei compiti da svolgere e stabilire le priorità consente di gestire meglio il tempo.
  • Eliminare le distrazioni: ridurre input esterni, come le notifiche del cellulare, e avere uno spazio di lavoro ordinato mantiene alta la concentrazione.
  • Sfruttare il picco di concentrazione: identificare i momenti in cui si è più produttivi è utile per poter lavorare sulle attività impegnative.
  • Concentrarsi su un task per volta: evitare il multitasking consente al cervello di lavorare in modo più efficace.
  • Imparare a delegare (e a dire di no): lasciare i compiti meno urgenti ai colleghi aiuta a ridurre il carico di lavoro, così come dire di no alle richieste meno importanti.
  • Programmare pause: ritagliarsi momenti regolari di svago durante la giornata aiuta a ridurre lo stress e a mantenere alta la concentrazione.
  • Tenere traccia del tempo: monitorare il tempo dedicato a ciascuna attività consente di identificare le eventuali inefficienze e ottimizzare la gestione del tempo.

Se desideri seguire un corso di time management, richiedi una consulenza a uno dei nostri formatori. Potrai seguire le lezioni presso la nostra sede di Reggio Emilia o direttamente nella tua azienda.

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